Notfallkoffer für Unternehmer und Familien
Schneller als erwartet können Sie als Familienmitglied, evtl. Unternehmer oder Geschäftsführer, vorübergehend oder dauerhaft ausfallen. Gerade in kleineren oder mittleren Unternehmen verfügen oft nur die Unternehmer über alle für die Unternehmensfortführung wichtigen Informationen.
Um für den ‚Fall der Fälle‘ gerüstet zu sein und Familie sowie Mitarbeiter wissen, wie es weitergehen soll, empfehle ich die Anlage eines Notfallordners. Dessen Inhalt muss individuell zusammengestellt werden. In jedem Fall sollte er alle wichtigen Informationen und Angaben enthalten, die für einen geregelten Fortgang in Familie und Unternehmen erforderlich sind.
Hier einige Fragen, die bei Anlage eines Notfallkoffers geklärt werden sollten:
- Wo finde ich den „Notfallkoffer“ überhaupt (Standort) und/oder wo sind die Unterlagen evtl. digital hinterlegt?
- Ist der Notfallkoffer vollständig (Inhaltsverzeichnis) oder gibt es noch weitere Standorte für wichtige Dokumente, z.B. einen „Unternehmens-Notfallkoffer“?
- Wie aktuell ist der Notfallkoffer – wurde er regelmäßig gepflegt?
- Gibt es Anweisungen zur Nutzung des Notfallkoffers?
- Wo befinden sich die „Vollmachtsausfertigungen“? Kopien von Vollmachten reichen i.d.R. nicht aus!
- Testament – Vorsorgevollmacht – Patientenverfügung – sind diese Regelunen aktuell?
- Gibt es eine Benachrichtigungsliste? Steuerberater, Banken, Versicherungsmakler, Geschäftspartner, private Kontakte? Wie informiere ich die Geschäftspartner, ohne dass das Unternehmen Schaden nimmt?
- Welche persönlichen Dokumente und privaten Daten sollten hier aufbewahrt werden? Neben der Angabe von medizin. Befunden, Medikamenten und behandelnden Ärzten – das Familien-Stammbuch, Impfpass und von mir genutzte Passwörter und Freischaltcodes
- Welche Unternehmensdokumente gehören in den Notfallkoffer? Gesellschaftsverträge, Protokolle von wichtigen Ge sellschaftsbeschlüssen, Geschäftsführerverträge, Unterlagen zu Vollmachten, Prokura, usw., Kontenübersichten (Kontokorrent-, Anlage-, Darlehenskonten und Depots), Unternehmensplanungen, Gutachten
- Wo befinden sich die Verträge mit dem Unternehmen? Wichtige Arbeitsverträge und Betriebsvereinbarungen Lizenzverträge, Unterlagen zu eigenen Patenten und Schutzrechten, Kunden- und Lieferantenverträge, Leasing-, Miet- und Pachtverträge, Darlehensverträge mit Aufstellung der bestellten Sicherheiten, Bürgschaften
- Versicherungsdokumente – gibt es hier eine aktuelle Liste, in der sämtliche Sach- und Personenversicherungen aufgeführt sind? Wo sind die Versicherungsdokumente und Policen? Gibt es auch eine Liste für Unternehmensversicherungen?
- Gibt es Angaben zu privaten Vermögensgegenständen? Wertgutachten zur Immobilie oder Schmuck?
Der digitale Notfallkoffer
Wesentliche Unterlagen für den Notfallkoffer befinden sich oftmals schon bei uns im Büro. Die Idee ist nun, dass es einen Notfallkoffer gibt, der elektronisch bestückt wird, und zwar gemeinsam von Ihnen und von uns! Er soll eine schnelle Reaktionsmöglichkeit bieten und ein kompaktes Nachschlagewerk für die Betroffenen sein. Der Koffer soll aktuell sein – bis hin zu Reisedokumenten – und alle wesentlichen Unterlagen enthalten. Der Koffer enthält gewissermaßen Regelungen für den Fall der temporären oder dauerhaften Geschäftsunfähigkeit.
Datensicherheit ist das oberste Gebot
Wir arbeiten seit Jahren mit unserem Softwareanbieter Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG zusammen. Das sicherheitszertifizierte Agenda-Rechenzentrum ist die technische Basis für unsere IT-Lösungen und verknüpft alle Möglichkeiten von modernem Cloud-Computing, Datenspeicherung und IT-Sicherheitslösungen. Das Rechenzentrum befindet sich in Nürnberg und ist redundant ausgelegt. Das Sicherheits- und Managementsystem ist mehrfach zertifiziert und erfüllt alle Anforderungen nach Bundesdatenschutzgesetz und Abgabenordnung. Näheres finden Sie unter